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Trabajar en bloques para incrementar tu productividad

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Mi tiempo de inactividad es efímero y breve en el mejor de los casos. Lo que solía ocurrir es que cuando surgía el momento en el que podía hacer algo de trabajo, me ponía frente a ni laptop y pasaba la mayor parte del tiempo que tenía pensado para trabajar intentando decidir en qué centrarme. ¿Respondo a los correos electrónicos? ¿Edito el artículo en el que estaba trabajando? ¿Necesito investigar más? Como no había establecido ningún proceso y nunca podía determinar qué tarea era la más importante teniendo en cuenta el tiempo que tenía por delante, oscilaba entre todas ellas.

Pasar de una tarea a otra sin lograr un progreso significativo perjudicaba mi productividad y, según este artículo de Psychology Today, fomentaba el estrés y la fatiga. El artículo continúa:

«La multitarea crea una ilusión de actividad paralela, pero en realidad requiere cambiar mentalmente de una tarea a otra. Esto agota el combustible de glucosa que necesita el cerebro, haciéndolo menos eficiente y creando la sensación de estar cansado».

Ir rebotando de una tarea a otra hacía que mi trabajo fuese mediocre. Mi cerebro productivo se resentía y mi cerebro de ocio ansiaba encenderse. Como mi trabajo era tan improductivo, nunca permitía que tuviese tiempo libre, dándome la idea de que trabajaba más de lo que en realidad lo hacía. Simplemente perdía el tiempo.

Entonces oí hablar del trabajo en bloques y me cambió la vida (no es exageración) de inmediato.

Qué es el trabajo por bloques

Es un sistema de organización que agrupa tus tareas o pendientes por hacer en grupos o «bloques». Así de sencillo. En lugar de hacer mil cosas diferentes, te enfocas en una cosa (o en tareas similares) para dar toda tu atención y capacidad cognitiva.

Ahora que hemos hablado de lo que es el trabajo en bloques y de por qué es útil, ¿cómo diablos lo incorporas a tu vida?

Paso 1: Haz una lista

Lo primero es hacer una lista de todo lo que tienes que hacer en tu vida. Y cuando digo todo, quiero decir todo. Mi lista incluye todas las tareas de mis negocios y de mi vida personal. Aquí hay algunos elementos de mi lista que podrían estar en la tuya también.

  • Escribir entradas para el blog
  • Escribir correos electrónicos a mi equipo de trabajo
  • Programar las publicaciones de mis redes sociales
  • Finanzas de la empresa
  • Estudiar
  • Limpiar el apartamento
  • Planificar y preparar las comidas
  • Mi rutina de cuidado de la piel

Incluye incluso las tareas más pequeñas que realiza cada semana. De este modo, será mucho más fácil dedicar tiempo a esas tareas en el calendario.

Y asegúrate de desglosar cada tarea en cada uno de los pasos que te va a llevar a cabo. Por ejemplo, dar una clase de alemán consiste en 5 tareas individuales como: buscar el tema de la clase, buscar vocabulario, preparar ejercicios, preparar tarea y material de apoyo.

Paso 2: Agrupa los elementos similares

Una vez que hayas hecho una lista de todas las tareas que tienes que hacer en una semana (siendo muy específico), es el momento de agrupar elementos similares.

Los domingos por la noche, dedico diez minutos a pensar en mi próxima semana. Identifico cuáles son mis prioridades, pensando en pequeñas tareas y en grandes objetivos. Luego asigno un tema general a cada día, de lunes a viernes.

Paso 3: Crea tu horario

Por ejemplo, yo intento agrupar la mayoría de mis tareas personales los domingos. Esto incluye la limpieza, los recados, la planificación y preparación de las comidas, etc.

Cuando se trata de mi negocio, me gusta tener ciertos días reservados para la creación de contenidos y otros días reservados para tareas más administrativas como las finanzas, responder de correos electrónicos, etc.

Tu proceso será diferente al mío y, por supuesto, no todo el mundo puede agrupar su trabajo en temas de forma tan amplia como yo. Si ese es el caso, considera la posibilidad de jerarquizar los temas en cada día. Para mí, la parte más beneficiosa de la división por lotes del trabajo ha sido decidir por adelantado en qué voy a trabajar la próxima vez que me ponga delante de mi laptop. Si estás todo el día frente a tu compu, la organización del trabajo por lotes puede beneficiarte igualmente si eres capaz de separar tu tiempo en tareas temáticas, como el trabajo creativo, la respuesta a los correos electrónicos, la investigación y la escritura, por ejemplo. Hacer este trabajo los domingos elimina todas las dudas y preguntas del trabajo durante la semana, haciendo que los domingos sean un poco menos aterradores.

Este sencillo proceso me ha llevado a concentrarme mejor, a perder mucho menos tiempo y, sorprendentemente, a tener mucho éxito. He sido capaz de aumentar mi carga de trabajo al mismo tiempo que disminuía la cantidad de tiempo que le dedicaba estrictamente porque estaba más centrada. Y, por si no fueran suficientes razones para seguir con este proceso, cuando tengo un rato para aprovechar mi mente de ocio, lo hago sin remordimientos ni arrepentimientos; lo hago plenamente y sin pensar que debería estar haciendo otra cosa. Esto me llena, y en la próxima oportunidad que tengo de dedicar algo de tiempo a trabajar, me acerco a mis pendientes con más energía y una mente más clara.

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